A gyermekek kizárólag 4-5-6 fős csoportokban tudnak összeállni Joulupukkival egy közös fotóra. Egyéni fotó készítésére a minden bizonnyal sok résztvevő miatt nem lesz lehetőség.
Mivel csak csoportos képek készülnek, annak érdekében, hogy ne ismeretlen gyermekek szerepeljenek egy képen, azt javasolják a Gyulai Almásy-kastély Látogatóközpont munkatársai, hogy az eseményre érkezőknek, hogy szervezzék össze a látogatást. Így az egymást ismerő gyermekek együtt szerepelhetnek a fotón, nem idegen arcokkal lesz megörökítve a találkozó.
A gyermekeket kísérő felnőtteknek nem tudják biztosítani, hogy megfelelő helyről, zavartalanul fotózhassanak. A Joulupukkihoz érkező gyermekekről profi fotós készít felvételeket; a fényképek a szervező Erkel Ferenc Művelődési Központ és a helyszínt biztosító Almásy-kastély Facebook felületéről lesznek letölthetők.
A várhatóan sok jelenlévő miatt az idő rövidsége nem teszi lehetővé, hogy a Joulupukkival a színpadon fotózkodó gyermekek elbeszélgessenek a Mikulással, verset, dalt adjanak elő neki.
Kérik a szülőket, hogy a fénykép elkészítését követően a színpadról leérkező gyermekükkel fáradjanak a színpadtól távolabb, ezzel segítve a fotóra érkezők közlekedését.
A szervezők a helyszínen folyamatosan segítik majd az eseményre érkezettek közlekedését.
A rendezvény ideje alatt az Almásy-kastély kávézója és csemegetára nyitva tart majd, ahol meleg italokat tudnak vásárolni a várakozók. A kastély mosdói díjtalanul használhatók lesznek.
A már előzetesen is megnyilvánuló nagy érdeklődés miatt a szervezők arra kérik az érkezőket, hogy figyeljenek oda egymásra, főként a gyermekekre, kövessék a helyszíni műsorközlő instrukcióit, együttműködésükkel segítsék, hogy valamennyi jelen lévő gyermekről készülhessen fotó, s valóban élményt adó program részesei lehessenek a résztvevő gyermekek.
