Barátkozz meg a gondolattal: van értelme munkaidőben chatelni

Minél nagyobb egy vállalat, annál nehezebb szót érteni és kapcsolatot tartani a többiekkel: a személyes kommunikáció ráadásul egyre inkább háttérbe szorul a technológiavezérelt világunkban. Felejtsük el az unalmas meetingeket és a belső postát – mutatunk öt gyors és hatékony módszert arra, hogy simán működjön a belső kommunikáció a cégnél.

A kommunikációs eszközöket igazából cégmérete válogatja: egy-egy kisebb, pár embert foglalkoztató kisvállalatnak más rendszerre lehet szüksége, mint egy több száz, vagy akár ezer embert foglalkoztató, egész irodaházat megöltő multinak. Ugyanakkor a hatékony kommunikáció mindenkinek érdeke, hiszen a különböző űrlapok kitöltése vagy a személyes megbeszélés rengeteg időt és energiát vesz el az érdemi munkától.

Ráadásul egy vállalat működése idővel számos problémát generál: elfelejtett időpontok, eltűnő dokumentációk, akadozó megbeszélés az egyes munkacsoportok és az alkalmazottak között, vagy épp a túlságosan sok, mindent elhavazó – és sokszor tök fölösleges – papírmunka, ami miatt nem lehet egyről a kettőre haladni. Szerencsére a technológiai fejlődés ma már gyakrolatilag mindegyik problémára megoldást kínál – összeszedtünk néhányat, amit bármekkora vállalatnál akár azonnal be lehet vezetni.

A legnagyobb falat: közösségi intranet

Mielőtt megijednénk a kifejezéstől, eláruljuk: ez mindössze egy rendkívül rugalmasan használható, belső hálózatot jelent, amit cégenként lehet különböző funkciók ellátására felprogramozni – akár közösségi oldallá is. Egy ilyen belső hálózat lefejlesztésével és üzembe állításával az Axero Solutions szerint gyakorlatilag a fenti összes probléma megoldható, attól függően, hogy a felületre milyen funkciókat helyezünk.

Az intranet egy zárt, csak a cég dolgozói számára elérhető „klub”, ahol az egyes alkalmazottak egymás között és a munkacsoportokkal is folytathatnak beszélgetéseket, és a Facebookhoz hasonlóan itt is használhatunk emlékeztetőket, eseményeket, vagy épp üzenőfalakat, így garantáltan nem vész el semmilyen bejelentés vagy dokumentáció. Ráadásul mivel minden egy helyen van, úgy az IT költségeket is lehet csökkenteni. Egy jó átfogó megoldást jelenthet például a Facebook kifejezetten vállalatoknak létrehozott szolgáltatása, a Workplace, ahol mindezt a már ismert Facebook-felületen tehetjük, amihez csak a munkatársak férnek hozzá. Ez független a saját személyes Facebook-profilunktól, így akár azt a munkatársat is be tudjuk kötni céges mailcímével, aki egyébként nincs fent a közösségi portálon.

A brainstormingolóknak: chatprogramok

Persze, a külső munkatársakkal talán még mindig telefonon a legkönnyebb egyeztetni, de szoros másodikként ott van a lehetőség, hogy ráírunk a kollégára valamelyik közösségi hálón, ha nem érjük el. A jó hír, hogy ezt gyakorlatilag teljesen ingyen is el lehet érni, hiszen rengeteg csoportos csevegésre is alkalmas program létezik – elég csak a mára már kicsit avittnak tűnő Skypera, a Viberre vagy épp a Facebook saját alkalmazására, a Messengerre gondolni, de a belső felületes Workplacenek is van saját chatprogramja.

Ilyen közös csevegőprogramokat bármelyik cégnél lehet használni, nem csak azért, mert bárhonnan hamar elérhető, de a belső kommunikációt is hatékonyabbá teszi – csak arra kell ügyelni, hogy ne cicás videók küldözgetésére használják az alkalmazottak. Hátrány ugyanakkor, hogy számos helyen le vannak tiltva a közösségi oldalak és/vagy csevegőprogramok (pont a hatékonyság megőrzése miatt), ráadásul nehéz meghúzni a határt a privát idő és a munkaidő között, ha az ember például a személyes profilján keresztül tartja a kapcsolatot a munkatársaival. Egy belső csevegőrendszer az utóbbin biztosan segít, míg az előbbi a beosztottak és a munkaadó közti bizalmon alapul.

Mindent a szemnek: belső blogok, videómegosztók

Nem véletlenül mondják, hogy egy kép többet mond ezer szónál: a szemünk ugyanis mintegy 60 ezerszeresen gyorsabban fogja fel a látott képeket, mint a szöveget. Hatékonyabbá tehetjük az alkalmazottak oktatását vagy az egyes kulcsinformációk, bejelentések befogadását, ha nem papíron, írásos formában küldjük ki, hanem infografikák vagy videók segítségével adjuk át. Ezeket ráadásul különböző tematizált blogokon gyűjtheti is a cég, amin utána bármikor visszakereshetőek a korábbi tartalmak.

Kérdések kérdések hátán: fórumok

Új képességeket tanulni csak egy részét képzi az alkalmazottak fejlesztésének, hatékony információközlés nélkül azonban nem aknázhatjuk ki a bennük rejlő lehetőséget. A már veteránnak számító dolgozók sokat tehetnek az újoncok képzésében, ehhez adhat lehetőséget egy belső fórum elindítása – hasonlóan a híres-hírhedt Gyakorikérdésekhez.

Egy belső fórum szavatolja, hogy az új dolgozók minden kérdésükre választ kaphatnak, akár archiválható formában, így a következő „generációt” már irányíthatjuk rögtön a fórumra a kérdéseikkel. Ráadásul ez erősíti a dolgozók közti kapcsolatteremtést és –tartást, a szorosabb, baráti légkör pedig végül jobb együttműködéshez és hatékonyabb munkavégzéshez vezet.

forrás: privatbankar.hu

Megosztás:

Címke: , , , , , ,